Rendezett káosz azaz az ERP előnyei
Sok céggel találkozunk munkánk során. Mindegyik más: vannak kisebbek, 1 személyes vállalkozások, vannak 40-50 emberfoglalkoztató üzletek. Mindenki másképp oldja meg a vállalati adminisztrációt, de nézzük csak, egy általános esetben, hogyan zajlik az információ rendszerezés egyedfejlődésének menete.
Kezdetben, mikor még fejben tudjuk tartani megrendelőink, beszállítóink, projektjeink számát nincs semmi probléma, a dolgok gördülékenyen mennek, fejből tudjuk, mit kell tennünk, a folyamat gépiesen zajlik. Telefon elő, kibányászni a számokat, felhívni, egyeztetni, megoldani.
A problémák ott kezdődnek, mikor valamelyik tényező (megrendelő, beszállító, projekt) hirtelen megsokasodik. Nézzük azt a legegyszerűbb esetet mikor a megrendelőink száma megsokszorozódik. Van a megrendelőknek egy furcsa tulajdonságuk, méghozzá az, hogy felmerülnek „néha” problémák. Nem szép a színe a megérkezett árunak, későn hozta a posta, nem olyan, amit akart és még sorolhatnám napestig, azt hiszem, mindenki érti, mire gondolok. Ezeket a panaszokat kezdetben kezelni egyszerű, hiszen kevés megrendelés esetén, kevés panasz érkezik be, ellenben mikor rendeléseink száma hirtelen megugrik akkor a panaszoknak a száma is. Nem engedhetjük meg, hogy vevőt veszítsünk, ezért mindenkit ki kell szolgálni. A panaszok azért különlegesek, mert sokszor jóval több munkát adnak, mint amennyit egy új megrendelés. Ezt a megnövekedett megrendelésszámot, panaszosok számát és problémáját már nem igen fogjuk tudni fejben tartani. Ilyenkor kezdődik a cetlizés. Futásban, rohanásban felírjuk, éppen ami információ beérkezett, eltesszük jó mélyre a zsebünkbe, nehogy pár óra elteltével megtaláljuk. Mondanom sem kell, mennyire hatékony ez az rendszer. Mikor felismerjük a cetlizés hátrányait, rájövünk, hogy rendszerezett dokumentumokat kell gyártanunk, rendszerezett helyen kell azokat tartani. Ez nem sok mindenben különbözik a cetlizésnél, csak a dokumentumokat egy helyre rendezzük, és szépen megformázzuk. Na, ez a rendszer, ami mai napig a cégek 90% -nál működik. Átlátható, mivel akármelyik említett tényező megnövekedik, csak az adminisztráló emberek számát., és a dokumentumokat tároló mappák számát kell növelnünk és már lépést is tartunk a korral.
Nézzük mik a problémák ezzel. Ha szeretnénk előrelépni, márpedig szeretnénk, hogy kezdünk neki a fejlesztésnek. A fejlesztésekhez döntések kellenek, a döntésekhez pedig információ. Mivel megnövekedett a megrendelések száma, így nem támaszkodhatunk csak a saját fejünkre. Próbálkozzunk meg a lehetetlennel. Előszedjük az összes papírt, megrendelőlapokat, nyilvántartó lapokat, számlákat, szállítóleveleket, mindent, meg egy számológépet, jobb esetben számítógépet. Jobb esetben felvisszük az adatokat valami erre érdemes programba és nekikezdünk annak, amit az egyetemeken több éven keresztül tanítanak… Nem fog menni, ha csak nem vagyunk szakmabeliek. Lehet, hogy kapunk valamilyen információt, egy mérleget el tudunk készíteni, de rengeteg idő és energia-befektetés értelmetlenül. Sokkal hatékonyabb lenne, ha a döntéseket kellene mérlegelni és nem pedig technikai megvalósítási kérdéseken agyalni heteken keresztül. A másik része, hogy képzeljük el azt, hogy az erős 2008-as évre szeretnénk kimutatásokat készíteni. Jó esetben rengeteg idő lesz az is, míg az összes megrendelés felvisszük. Képzeljünk csak el kb. 2500 megrendelést. Iszonyatosan nagy munka.
És még csak a megrendelőink száma növekedett, nem beszéltünk arról, hogy beszállítók száma is és azt már számításba sem veszem, hogy a cég több területen tevékenykedik.
