Napjainkban minden cég használ számítógépeket, a munka elengedhetetlen tartozékai lettek: az adóbevalláson keresztül bérszámfejtésig minden tevékenységet digitális formában végzünk ez által ezeket a keletkezett információkat tárolnunk is kell folyamatosan.

A belső céges dokumentumok, az említett adóbevallásokon túl lehetnek: szerződések, e-mailek és minden olyan szellemi termék, ami információt szolgáltat a cég belső működéséről. Ezeket az információkat SZÜKSÉGES bizalmasan kezelnünk, ha nem szeretnénk, hogy konkurenciánk hasznot húzzon belőle és ez által előnybe kerüljön. Sok cégvezető azonban elfelejti e dokumentumok fontosságát, vagy egyszerűen nem fordít figyelmet ezen fájlok megfelelő kezelésére.

A belső céges hálózatok esetén, az első és legfontosabb problémát a dolgozók felelőtlensége jelenti. Sokan nem fordítanak figyelmet arra, hogy titkosan kezeljék az adatokat, nem tartják ezeket fontosnak, pedig ez a védelem első bástyája. Egy-egy elveszett Pen drive, ha rossz kezekbe kerül, nagy problémát tud okozni.

A második "várfal" a szakszerű informatikai hálózat kialakítása.

Egy központosított adattárolási rendszerrel sok problémától tudjuk magunkat megkímélni, mivel technikailag sokkal könnyebben védhető, amennyiben csak egy számítógép folyamatos kontrolljáról kell gondoskodnunk. Megfelelő jogosultsági struktúrával: - ami nem más, mint mindenki számára megfelelő hozzáférések, jelszavak kiosztása, ezek kontrollja és folyamatos felügyelete- szintén sokat tehetünk a biztonság érdekében. Itt még nem beszélünk technikai felügyeletről, mindössze arról van szó, hogy a dokumentumok tárolása részleg, vagy éppen személy szerinti jogosultsági struktúrában legyen megoldva, megfelelő hozzáférések, átfedések megadásával.

Bár ennek elengedhetetlen része, a központosítás, mégis, könyvtárstruktúra szinten ez nehezen kivitelezhető, a folyamatos változások miatt és a csoportmunka megoldottsága miatt. Gondoljuk csak el, mennyire zavaró az, ha egy fájl módosulási dátumát kell folyamatosan figyelni, hogy tudjuk mikor lett frissítve, vagy éppen a rendszergazdánk lebetegedik.

A legjobb megoldás a céges dokumentumok kezelésére egy belső vállalatinformációs és dokumentumkezelő rendszer, ahol az imént felsorolt problémákra, egyértelmű és mindenki számára könnyen kezelhető megoldást kapunk:
•    Adataink biztonságban, központosítva tárolódnak, nem kell külön gondoskodni a technikai felügyeletről.
•    Jogosultsági rendszer kivitelezése, és beállítása bárki számára könnyen elvégezhető
•    A felhasználók egyértelműen azonosíthatóak, kontrollált mozgástérrel rendelkeznek.

 

A megoldásról bővebben a rendszerfelügyelet menüpontban olvashat